Pani Ado, temat diet wirtualnych w transporcie międzynarodowym nadal budzi wiele emocji i niejasności. Choć od wprowadzenia nowych zasad minęły już ponad trzy lata, nadal spotykamy się z pytaniami od przewoźników i kierowców. Zacznijmy od podstaw – czym właściwie są diety wirtualne kierowców?
Adriana Jaskulska, CEO i ekspertka ds. rozliczeń czasu pracy kierowców w Tachoinfo:
Diety wirtualne to specyficzny składnik rozliczeniowy, który zyskał na znaczeniu po wprowadzeniu Pakietu Mobilności 2 lutego 2022 roku. W przeciwieństwie do tradycyjnych diet nie są one faktycznie wypłacane kierowcy. Służą natomiast jako narzędzie do ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i podstawy opodatkowania. Innymi słowy, kierowca ich nie otrzymuje „do ręki”, ale pracodawca może dzięki nim optymalizować koszty związane z wynagrodzeniem.
W jakim kontekście diety wirtualne kierowców pojawiły się w polskim transporcie?
Adriana Jaskulska:
Ich pojawienie się jest bezpośrednią konsekwencją wdrożenia tzw. Pakietu Mobilności. Jednym z jego głównych założeń było ujednolicenie warunków pracy i płacy kierowców w Unii Europejskiej. Przepisy unijne nałożyły na firmy obowiązek wypłacania minimalnych wynagrodzeń właściwych dla kraju, w którym kierowca wykonuje pracę. Zmiany w definicji podróży służbowej, szczególnie dotyczącej kierowców, oraz wprowadzenie ograniczeń w rozliczaniu delegacji międzynarodowych, doprowadziły do wzrostu obciążeń podatkowych i składkowych dla pracodawców. W celu złagodzenia tych obciążeń, pojawiła się koncepcja stosowania „wirtualnej diety”.
Jakie obecnie obowiązują stawki diet wirtualnych?
Adriana Jaskulska:
Stawki zostały ujednolicone – niezależnie od kraju, do którego kierowca wyjeżdża. Obecnie dla celów ZUS przyjmuje się 60 euro za każdy dzień przebywania za granicą. Natomiast dla celów PIT – 20 euro za dzień. Jeżeli pobyt był krótszy niż 24 godziny, stosuje się zasady proporcjonalne: 1/3 stawki za pobyt do 8 godzin, 1/2 stawki za pobyt od 8 do 12 godzin, pełna stawka powyżej 12 godzin.
Czy mogłaby Pani podać konkretny przykład wyliczenia diet wirtualnych kierowców?
Adriana Jaskulska:
Oczywiście. Załóżmy, że kierowca był za granicą przez 21 dni, z czego 20 dni to pełne doby, a jeden dzień to pobyt trwający 9 godzin.
Wówczas dla ZUS:
•20 dni × 60 euro = 1200 euro,
•1 dzień × 30 euro (czyli 1/2 stawki) = 30 euro,
Razem: 570 euro.
Dla PIT:
•20 dni × 20 euro = 400 euro,
•1 dzień × 10 euro = 10 euro,
Razem: 190 euro.
Przy założeniu kursu euro np. 4,25 zł, przekłada się to na konkretne wartości w złotówkach, które zostają odliczone z podstawy wymiaru składek i opodatkowania.
Adriana Jaskulska:
Poniżej przykładowy wpływ diety wirtualnej na wysokość kosztów zatrudnienia:
Założenia:
- Wynagrodzenie brutto: 12 000 zł
- Kierowca przebywał za granicą 21 dni (20 dni pełnych + 1 dzień 9-godzinny)
- Dieta wirtualna do ZUS: 1230 euro → 5 227,50 zł (1230 × 4,25 zł)
- Dieta wirtualna do PIT: 410 euro → 1742,5 zł (410 × 4,25 zł)
Adriana Jaskulska:
Dzięki zastosowaniu diet wirtualnych, koszt zatrudnienia kierowcy z wynagrodzeniem brutto 12 000 zł spada o ponad 781,37 zł miesięcznie, przy jednoczesnym wzroście wynagrodzenia netto kierowcy o 929,51 zł. To pokazuje, jak istotnym narzędziem optymalizacji kosztów w firmach transportowych są diety wirtualne.
Jak wygląda rozliczanie takich składników w praktyce? Czy przeciętna firma transportowa może poradzić sobie z tym sama?
Adriana Jaskulska:
Nie polecałabym tego. Proces rozliczeń jest złożony. Poza samym przeliczeniem diet, należy prawidłowo ustalić czas pracy, strefy płacowe, przypisać odpowiednie dodatki sektorowe, a także pamiętać o przepisach lokalnych. Właśnie dlatego firmy takie jak Tachoinfo oferują kompleksowe usługi rozliczeniowe – nasi klienci mają pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z przepisami i aktualnymi stawkami.
Na rynku działa kilka firm świadczących podobne usługi. Co wyróżnia Tachoinfo?
Adriana Jaskulska:
Zdecydowanie indywidualne podejście do klienta i elastyczność. Nie jesteśmy wielką korporacją – dlatego możemy szybciej reagować na potrzeby przewoźników, niezależnie od tego, czy dysponują oni jedną ciężarówką, czy całą flotą. Poza tym, nasi specjaliści posiadają wieloletnie doświadczenie w pracy z systemami tachografów, ewidencją czasu pracy oraz reprezentowaniem firm podczas kontroli ITD i PIP.
Oferujemy nie tylko rozliczenia, ale też realne wsparcie w trudnych sytuacjach.
Jakie są konsekwencje błędów w rozliczaniu wirtualnych diet?
Adriana Jaskulska:
Niestety, konsekwencje mogą być poważne. W przypadku kontroli ZUS lub Urzędu Skarbowego firma może zostać zobowiązana do zapłaty zaległych składek i podatków – często wraz z odsetkami. Dlatego warto zadbać o poprawność rozliczeń od samego początku. Co istotne, błędy w interpretacji przepisów lub niewłaściwe stosowanie wirtualnych diet mogą działać w obie strony. Z jednej, prowadzić do niedopłat i sankcji, a z drugiej do sytuacji, w której firma nie wykorzystuje w pełni możliwości obniżenia podstaw wymiaru składek i podatków, przez co ponosi wyższe koszty zatrudnienia, niż jest to faktycznie konieczne.
Czy może Pani zdradzić, jak wygląda typowy proces współpracy z Tachoinfo?
Adriana Jaskulska:
W pierwszym etapie analizujemy potrzeby firmy oraz rodzaj wykonywanych przewozów. Następnie podpisujemy umowę i klient przekazuje nam dane z tachografów oraz kart kierowców. My zajmujemy się resztą – obliczamy czas pracy, delegacje, diety wirtualne i przygotowujemy zestawienia do księgowości. Wszystko odbywa się cyfrowo – klient nie musi tracić czasu na papierologię. Oferujemy też raporty, które ułatwiają zarządzanie kosztami i planowanie floty.
Jakie rady dałaby Pani przewoźnikom, którzy jeszcze nie korzystają z rozliczania diet wirtualnych?
Adriana Jaskulska:
Nie warto zwlekać. W obecnych czasach każda forma optymalizacji kosztów ma znaczenie. Diety wirtualne są jednym z najbezpieczniejszych i legalnych sposobów, by odciążyć firmowy budżet. Zachęcam do kontaktu z naszym zespołem – chętnie przeprowadzimy bezpłatną analizę i doradzimy najlepsze rozwiązanie.
Dziękujemy za rozmowę.
Adriana Jaskulska: Dziękuję również. Wszystkich zainteresowanych zachęcam do odwiedzenia naszej strony internetowej www.tachoinfo.pl oraz do śledzenia naszego bloga i profilu na LinkedIn, gdzie regularnie dzielimy się nowinkami z branży TSL.
Masz pytania o diety wirtualne w transporcie?
Skontaktuj się z nami.
Oferujemy rzetelne rozliczenia, wsparcie przy kontrolach i oszczędność czasu.
Interesuje Cię:
ROZLICZANIE CZASU PRACY KIEROWCÓW | KADRY I PŁACE | SZKOLENIA DLA FIRM TRANSPORTOWYCH | PANEL KLIENTA
Masz więcej pytań?
Zadzwoń lub napisz i dowiedz się, co możemy dla Ciebie zrobić!
Skontaktuj się z nami:
📧 biuro@tachoinfo.pl
📞 (58) 58 58 584 / 533 091 190