Kontrola Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) to jedno z bardziej stresujących wyzwań, przed jakimi staje każdy przewoźnik. Odpowiednie przygotowanie może jednak pomóc przejść przez ten proces bezproblemowo, minimalizując ryzyko kar finansowych. Poniżej przedstawiamy, jak przygotować się do takiej kontroli oraz jakie dokumenty należy zgromadzić.
Kilka słów o ITD
ITD to organ kontrolujący zgodność działalności przewoźników z przepisami prawa transportowego, w szczególności w zakresie ewidencji czasu pracy kierowców, rozliczania czasu pracy kierowców oraz spełniania wymogów związanych z pakietem mobilności. Inspektorzy ITD mogą przeprowadzać kontrole zarówno na drodze, jak i w siedzibie przedsiębiorcy.
Przebieg kontroli ITD
Przed planowaną kontrolą, ITD wysyła zawiadomienie o zamiarze jej przeprowadzenia. Przedsiębiorca ma wtedy czas na przygotowanie dokumentów, które będą weryfikowane. W zawiadomieniu wskazane są okres objęty kontrolą oraz lista wymaganych dokumentów. Kontrola musi odbywać się w obecności przedsiębiorcy lub jego pełnomocnika, a jej czas trwania może wynosić od 12 do 48 dni w zależności od wielkości firmy.
Kluczowe dokumenty do przygotowania
W trakcie kontroli ITD warto przygotować :
- Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika/licencja uprawniająca do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego;
- Certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem;
- Zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej;
- Wykaz pojazdów samochodowych będących w dyspozycji kontrolowanego, a także innych pojazdów, którymi podmiot posługiwał się w celu wykonywania przewozów drogowych w dniu kontroli i w okresie objętym kontrolą;
- Umowy użyczenia pojazdów będących w posiadaniu przedsiębiorcy innym przedsiębiorcą i osobom fizycznym;
- Wykaz pracowników zatrudnionych w dniu kontroli, a także pracowników zatrudnionych w okresie objętym kontrolą;
- Wykaz niezatrudnionych osób wykonujących przewozy na rzecz kontrolowanego w dniu kontroli, a także osób wykonujących ww. Przewozy w okresie objętym kontrolą – jeżeli występują;
- Kopie praw jazdy/dokumenty potwierdzające badania lekarskie i psychologiczne oraz obycie kursów wymaganych dla danego rodzaju przewozu przez zatrudnionych kierowców;
- Świadectwa kierowców niebędących obywatelami UE wykonujących przewozy drogowe na rzecz przedsiębiorcy;
- Dokumenty z okresu objętego kontrolą, związane z wykonywaniem przewozów drogowych;
- Dokumenty potwierdzające prawidłowo organizację i dyscyplinę pracy;
- Wykaz baz transportowych lub miejsc stałego garażowania/postojów pojazdów;
- Dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną;
- Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców.
Kontrola danych z tachografów
Inspektorzy dokładnie analizują dane z tachografów cyfrowych, w tym częstotliwość ich pobierania. Przypominamy, że dane z tachografów powinny być pobierane co najmniej raz na 90 dni, a z karty kierowcy – co najmniej raz na 28 dni. Błędy w tej dokumentacji mogą skutkować poważnymi sankcjami.
Protokół i kary
Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół, który może być podstawą do nałożenia kar finansowych. Przewoźnik ma prawo wnosić zastrzeżenia przed jego podpisaniem. Kary za nieprawidłowości mogą sięgać nawet 40 000 złotych, a w skrajnych przypadkach może dojść do cofnięcia licencji.
Jak uniknąć problemów?
Aby uniknąć negatywnych konsekwencji kontroli, przedsiębiorca powinien systematycznie prowadzić ewidencję czasu pracy i dbać o prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców. Warto również być na bieżąco z przepisami dotyczącymi pakietu mobilności.
Jak możemy pomóc?
Nasz zespół oferuje kompleksowe wsparcie, organizując audyty przygotowujące do kontroli ITD, przeprowadzając szkolenia oraz analizując dokumentację. Możemy także reprezentować firmę podczas kontroli oraz pomóc w sporządzeniu wyjaśnień i odwołań.
Zapraszamy do kontaktu i zapoznania się z naszą ofertą dotyczącą audytów oraz wsparcia w rozliczaniu czasu pracy kierowców.