Jak przygotować się do kontroli ITD w siedzibie firmy?
4 października 2022
Jak przygotować się do kontroli ITD w siedzibie firmy?
Kontrola Inspekcji Transportu Drogowego jest jedną z najbardziej stresujących sytuacji w pracy przewoźnika. Należy jednak pamiętać, że odpowiednie przygotowanie do tego wydarzenia umożliwi przejście przez ten proces bez większych problemów oraz co ważne, pomoże uniknąć kar finansowych. Poniżej przybliżymy niektóre kwestie związane z procesem kontroli, a także zaproponujemy kompleksowe rozwiązanie dopasowane do Państwa firmy.
W skrócie o ITD
W Polsce działa wiele organów, które kontrolują różne dziedziny gospodarki. W przypadku transportu rolę tą sprawuje Inspekcja Transportu Drogowego (ITD). Organ ten działa na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym. Został powołany w celu dbania o bezpieczeństwo w ruchu drogowym, zapewnienia uczciwej konkurencji, ochrony środowiska oraz kontroli przestrzegania przepisów w zakresie transportu drogowego. ITD oprócz kontroli kierowcy na drodze, może także sprawdzić działalność przewoźnika w jego siedzibie lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej.
Przebieg kontroli
Przed planowaną kontrolą Inspekcja wysyła zawiadomienie , tak aby przedsiębiorca miał czas na przygotowanie dokumentacji, która zostanie poddana kontroli – gwarantuje to ustawa „Prawo przedsiębiorców”, w której możemy przeczytać: „kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli” (art.48 ust. 2). Na zawiadomieniu Organ jest zobowiązany do wskazania okresu objętego kontrolą oraz listy dokumentów, które będą sprawdzane w siedzibie firmy.
Ważną kwestia jest, to iż kontrola przeprowadzana jest tylko w obecności przedsiębiorcy lub upoważnionego pełnomocnika. W zależności od wielkości firmy organ może przeprowadzać czynności sprawdzające od 12 do 48 dni. Przedsiębiorca jest zobowiązany udostępnić swoją siedzibę na czas kontroli a na żądnie inspektora należy okazać wszelką dokumentację, dane, nośniki informacji oraz udzielać wyjaśnień od przedstawiciela firmy czy pracowników.
Do najczęściej sprawdzanych dokumentów należą:
1. Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika/licencja uprawniająca do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego;
2. Certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem;
3. Zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej;
4. Wykaz pojazdów samochodowych będących w dyspozycji kontrolowanego, a także innych pojazdów, którymi podmiot posługiwał się w celu wykonywania przewozów drogowych w dniu kontroli i w okresie objętym kontrolą;
5. Umowy użyczenia pojazdów będących w posiadaniu przedsiębiorcy innym przedsiębiorcą i osobom fizycznym;
6. Wykaz pracowników zatrudnionych w dniu kontroli, a także pracowników zatrudnionych w okresie objętym kontrolą;
7. Wykaz niezatrudnionych osób wykonujących przewozy na rzecz kontrolowanego w dniu kontroli, a także osób wykonujących ww. Przewozy w okresie objętym kontrolą – jeżeli występują;
8. Kopie praw jazdy/dokumenty potwierdzające badania lekarskie i psychologiczne oraz obycie kursów wymaganych dla danego rodzaju przewozu przez zatrudnionych kierowców;
9. Świadectwa kierowców niebędących obywatelami UE wykonujących przewozy drogowe na rzecz przedsiębiorcy;
10. Dokumenty z okresu objętego kontrolą, związane z wykonywaniem przewozów drogowych;
11. Dokumenty potwierdzające prawidłowo organizację i dyscyplinę pracy;
12. Wykaz baz transportowych lub miejsc stałego garażowania/postojów pojazdów;
13. Dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną;
14. Ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców.
Kontroler bardzo często sprawdza także dane pobierane z tachografu. Przede wszystkim czy są one pobierane w określonych ustawą sytuacjach. Dla przypomnienia:
Dane z tachografu cyfrowego podmiot pobiera:
1. co najmniej raz na 90 dni;
2. natychmiast:
a) przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi,
b) w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, umożliwiających jednakże pobranie zarejestrowanych w nim danych,
c) w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania;
3. w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.
Dane z karty kierowcy podmiot pobiera:
1. co najmniej raz na 28 dni;
2. przed ustaniem stosunku pracy danego kierowcy;
3. przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe;
4. w przypadku utraty ważności karty kierowcy;
5. w oznaczonym terminie – w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.
Dane z karty kierowcy mogą być pobierane częściej niż co 28 dni, jeżeli ich pobieranie zgodnie z ust. 1 pkt 1 stwarzałoby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy.
Zasady przeprowadzania kontroli przez ITD w firmie określa Ustawa z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2015 poz. 584). Artykuły ustawy gwarantują przedsiębiorcy wiele praw, których organy kontrolne muszą przestrzegać, w tym to, że kontrola musi być prowadzona tak, aby nie zakłócać funkcjonowania firmy.
Ważne! Niepoddanie się kontroli lub uniemożliwienie jej przeprowadzenia wiąże się z karą w wysokości 12 000zł.
Protokół pokontrolny oraz kary nakładane przez ITD.
Po zakończonej kontroli Inspektor sporządza protokół, który powinien odzwierciedlać przebieg czynności kontrolnych oraz poczynione w ich trakcie ustalenia. Warto pamiętać, że przed jego podpisaniem przewoźnik może składać wyjaśnienia oraz wnosić zastrzeżenia (zgodnie z art. 74 ust. 4 ustawy z dnia 6 września 2021r. o transporcie drogowym). Po podpisaniu dokumentu obie strony akceptują jego treść.
Protokół stanowi podstawę do wszczęcia z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie nałożenia kary pieniężnej.
Wykaz naruszeń oraz wymiar kar znajdują się w załącznikach do ustawy o transporcie drogowym: https://www.gov.pl/web/gitd/naruszenia-i-kary
Łączna wartość grzywny w ramach kary ITD nie może przekraczać:
1) 15 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w średniej liczbie arytmetycznej do 10 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
2) 20 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w średniej liczbie arytmetycznej powyżej 10 do 50 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
3) 25 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w średniej liczbie arytmetycznej powyżej 50 do 250 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
4) 30 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w średniej liczbie arytmetycznej większej niż 250 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
5) 40 000 złotych – dla podmiotu wykonującego inne czynności związane z przewozem drogowym.
W przypadku wskazanych przez kontrolera ITD naruszeń może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości od 50 złotych do 12 000 złotych za każde uchybienie.
Oprócz kary administracyjnej organ kontroli może także wszcząć postępowanie o cofnięcie licencji, a nawet skierować sprawę do prokuratury (gdy zaistniało prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa przez firmę).
Podsumowanie
Kontrola ITD prowadzona w siedzibie firmy może zakończyć się pozytywnie, jeśli przewoźnik przestrzega kilku ważnych rzeczy. Przede wszystkim należy na bieżąco pogłębiać wiedzę z zakresu zmieniających się przepisów, właściwie przygotowywać dokumentację, systematycznie prowadzić analizę oraz nadzór nad czasem pracy kierowców oraz zadbać o niezbędne regulaminy i zarządzenia wspomagające pracę przedsiębiorstwa. Takie przygotowania mogą uchronić firmę przed nałożeniem kar lub znacznie zmniejszyć ich wymiar.
Zespół Tachoinfo również oferuje Państwu pomoc w tym zakresie. Organizujemy audyty wewnętrzne przygotowujące do kontroli ITD/PIP w siedzibie firmy. Dodatkowo organizujemy szkolenia pracowników, sprawdzamy niezbędne dokumenty, wskazujemy błędy i pomagamy je naprawić, możemy również reprezentować Państwa firmę podczas kontroli, a na zakończenie pomożemy sporządzić wyjaśnienia i odwołania po przeprowadzonej kontroli.
Zapraszamy do współpracy i zapoznania się z ofertą dotyczącą audytu oraz reprezentacji firmy podczas kontroli: