Kontrola ITD w firmie transportowej – co warto wiedzieć? [Webinar podsumowanie]

Kontrole przeprowadzane przez Inspekcję Transportu Drogowego (ITD) stanowią istotne wyzwanie dla przedsiębiorców z branży transportowej oraz osób zarządzających flotami pojazdów. W odpowiedzi na pojawiające się wątpliwości i potrzebę rzetelnego przygotowania się do takich kontroli, podczas webinaru Tachoinfo z dnia 30 lipca omówiliśmy kluczowe zagadnienia związane z tym procesem.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze wnioski oraz praktyczne wskazówki, które mogą okazać się pomocne w codziennej działalności operacyjnej.

Dlaczego dochodzi do kontroli ITD?

Kontrola ITD może zostać wszczęta z różnych powodów. Najczęstsze przyczyny to:

• Wynik wcześniejszej kontroli drogowej, np. manipulacje przy tachografie, brak rejestracji aktywności kierowcy, naruszenia norm czasu pracy.
• Zły stan techniczny pojazdu, który stwarza zagrożenie.
• Sygnały zewnętrzne – skargi od byłych pracowników, klientów lub konkurencji.
• Rutynowa kontrola na podstawie analizy ryzyka – w ramach corocznego planu kontroli.

Jak wygląda zawiadomienie o kontroli?

Przed kontrolą firma otrzymuje zawiadomienie z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Dokument zawiera:

• podstawy prawne kontroli,
• jej zakres czasowy i tematyczny,
• datę rozpoczęcia.

Kontrola może odbywać się w siedzibie firmy lub w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego (WITD).

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

To najczęstsze pytanie kierowane do nas przez klientów Tachoinfo. Lista wymaganych dokumentów jest obszerna i zależy od profilu działalności firmy:

• książka kontroli,
• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub licencja wspólnotowa,
• certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem,
• zaświadczenie o prowadzeniu przewozów jako działalność pomocnicza (jeśli dotyczy),
• wykaz pojazdów będących w dyspozycji kontrolowanego,
• umowy dotyczące użyczenia pojazdów,
• kopie dowodów rejestracyjnych pojazdów,
• wykaz kierowców (pracownicy, a także współpracownicy),
• potwierdzenia zgłoszeń kierowców do ZUS,
• ewidencja czasu pracy kierowców,
• kopie praw jazdy oraz dokumentacja badań lekarskich i psychologicznych kierowców,
• świadectwa kierowców spoza UE,
• dokumentacja związana z przewozami drogowymi z kontrolowanego okresu,
• wykresówki, a także dane cyfrowe z kart kierowców oraz tachografów cyfrowych,
• dokumenty potwierdzające okresy nieprowadzenia pojazdu (np. karty ewidencji nieobecności),
• decyzje i protokoły z karami pieniężnymi od innych organów (również zagranicznych),
• dokumenty dotyczące organizacji pracy i dyscypliny w firmie,
• inne dokumenty branżowe (np. ADR, przewóz zwierząt, odpady itp.),
• potwierdzenia dotyczące przewozów wyłączonych spod przepisów rozporządzenia 561/2006,
• wykaz baz transportowych lub stałych miejsc garażowania,
• dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną.

Wiele zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Braki można uzupełnić w trakcie kontroli, ale przygotowanie zawczasu minimalizuje stres i ryzyko kar.

Przebieg kontroli ITD – krok po kroku

Kontrola ITD to proces wieloetapowy, który wymaga od przedsiębiorcy dobrej organizacji, kompletnej dokumentacji oraz współpracy z inspektorami. Może odbywać się w siedzibie firmy transportowej lub w siedzibie WITD (Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego). Każdy etap kontroli ma jasno określony cel i procedury.

Etapy kontroli ITD:

1. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli
   • Firma otrzymuje pisemne zawiadomienie co najmniej 7 dni przed planowaną kontrolą.
   • Dokument zawiera: podstawy prawne, zakres tematyczny, przedział czasowy, a także planowany termin rozpoczęcia.
   • Kontrola musi rozpocząć się maksymalnie w ciągu 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. Przygotowanie wymaganych dokumentów
   • Wraz z zawiadomieniem przekazywany jest szczegółowy wykaz dokumentów, które należy przygotować (m.in. ewidencje, licencje, dane z tachografów, dokumentacja kadrowa).
   • Dokumenty można dostarczyć fizycznie lub elektronicznie – zależnie od wskazań organu.
3. Przekazanie dokumentów inspektorom
   • Przedsiębiorca przekazuje komplet dokumentów we wskazanym terminie i formie.
   • W przypadku braków – istnieje możliwość ich uzupełnienia w toku kontroli.
4. Analiza dokumentacji przez ITD
   • Inspektorzy sprawdzają poprawność, kompletność i zgodność danych z przepisami (m.in. rozporządzenia 561/2006, AETR, Ustawy o transporcie drogowym).
   • Sprawdzane są m.in. naruszenia czasu pracy kierowców, nieprawidłowości w danych z tachografów czy brak obowiązkowych zgłoszeń do ZUS.
5. Wyjaśnienia i korekty
   • W razie wątpliwości przedsiębiorca lub zarządzający transportem może zostać wezwany do złożenia wyjaśnień lub uzupełnień.
   • W praktyce często dochodzi do wymiany korespondencji lub spotkań roboczych.
6. Sporządzenie protokołu kontroli
   • Po zakończeniu analizy dokumentacji sporządzany jest protokół kontroli zawierający opis stwierdzonych nieprawidłowości lub ich brak.
   • Protokół jest przedstawiany przedsiębiorcy do podpisu.
7. Decyzja administracyjna i ewentualne kary
   • W przypadku stwierdzenia naruszeń, wydawana jest decyzja o nałożeniu kary pieniężnej.
   • Przedsiębiorca ma prawo złożyć odwołanie, jeśli nie zgadza się z ustaleniami kontroli.

Jakie kary może nałożyć ITD?

Wysokość kar nakładanych przez Inspekcję Transportu Drogowego zależy zarówno od rodzaju i liczby naruszeń, jak i od wielkości przedsiębiorstwa. Sankcje finansowe mogą dotyczyć zarówno przedsiębiorcy, jak i zarządzającego transportem.

Kary dla przedsiębiorstwa wykonującego przewóz drogowy:

Wysokość kar dla firm zależy od średniej liczby zatrudnionych kierowców (w okresie 6 miesięcy przed kontrolą):

• do 15 000 zł – dla podmiotów zatrudniających do 10 kierowców,
• do 20 000 zł – dla firm zatrudniających od 11 do 50 kierowców,
• do 25 000 zł – jeśli liczba kierowców wynosi od 51 do 250,
• do 30 000 zł – dla przedsiębiorstw zatrudniających ponad 250 kierowców,
• do 40 000 zł – dla podmiotów wykonujących inne czynności związane z przewozem drogowym (np. logistyka, zlecanie przewozów, pośrednictwo transportowe).

Kary dla zarządzającego transportem:

• Maksymalna suma kar za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli nie może przekroczyć 3 000 zł.

Uwaga: Kara może zostać nałożona łącznie za wiele naruszeń stwierdzonych w trakcie jednej kontroli, jednak nie może przekroczyć maksymalnych limitów wskazanych powyżej. Taryfikator uwzględnia m.in. wagę przewinienia, skalę uchybień oraz powtarzalność błędów.

Najczęstsze naruszenia stwierdzane przez ITD

Z danych, a także doświadczeń zespołu Tachoinfo wynika, że do najczęstszych naruszeń należą:

• brak prawidłowej ewidencji czasu pracy kierowców,
• nieprawidłowe dane z tachografów lub ich brak,
• błędne lub brakujące dokumenty kierowców,
• brak aktualnych badań lub szkoleń,
• nieprawidłowa organizacja pracy kierowców (brak odpoczynków, przekroczenia norm).

Czy można odmówić kontroli ITD?

Tak, ale wiąże się to z automatyczną karą w wysokości 12 000 zł, więc zdecydowanie się tego nie zaleca. Ponadto istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że przedsiębiorca otrzyma ponowne zawiadomienie o zamiarze wszczęcia z kontroli w najbliższych kilku tygodniach.

Jak długo trwa kontrola?

Czas trwania kontroli zależy od wielkości przedsiębiorstwa, ilości dokumentów koniecznych do analizy, a także rodzajom występujących naruszeń, jednak pamiętajmy, że zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców :

• do 12 dni roboczych – mikrofirmy,
• do 18 dni – małe firmy,
• do 24 dni – średnie firmy,
• do 48 dni – duże przedsiębiorstwa.

Jak się przygotować? Skorzystaj z wiedzy i wsparcia Tachoinfo!

Prowadzisz firmę transportową? Masz obowiązek prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców, prowadzenia ewidencji i przygotowania dokumentacji na wypadek kontroli? Zespół Tachoinfo specjalizuje się właśnie w tym – z nami możesz spać spokojnie.

Reprezentujemy Twoją firmę podczas kontroli ITD – zarówno w siedzibie inspektoratu, jak i w Twojej firmie.
Dzięki temu nie musisz być obecny osobiście, przerywać bieżącej pracy czy martwić się o przebieg kontroli podczas pobytu za granicą – całość prowadzimy w Twoim imieniu, profesjonalnie i zgodnie z procedurą.

Dodatkowo:

• pomagamy uzupełnić i uporządkować dokumentację,
• odpowiadamy na pisma i zapytania ITD,
• w razie potrzeby składamy wyjaśnienia lub odwołania.

Jeśli nie byłeś na naszym webinarze, a chcesz uzyskać dostęp do materiałów – skontaktuj się z nami!

Interesuje Cię:
ROZLICZANIE CZASU PRACY KIEROWCÓW | KADRY I PŁACE | SZKOLENIA DLA FIRM TRANSPORTOWYCH | PANEL KLIENTA

Masz więcej pytań?
Zadzwoń lub napisz i dowiedz się, co możemy dla Ciebie zrobić!
Skontaktuj się z nami:
📧 biuro@tachoinfo.pl
📞 (58) 58 58 584 / 533 091 190