Pakiet Mobilności 2023: Kontrole ITD i ZUS w Firmach Transportowych.

2 października 2023

W 2023 roku weszły w życie kolejne przepisy związane z Pakietem Mobilności, które wpływają na wiele aspektów działalności firm transportowych. Jednym z kluczowych elementów tych zmian jest zwiększona kontrola nad działalnością przewoźników przez instytucje takie jak Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) i Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Dziś przyjrzymy się, jakie zmiany czekają przedsiębiorców z branży transportowej w zakresie kontroli.

Kontrole ITD w Firmach Transportowych

Inspekcja Transportu Drogowego odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa na drogach i kontrolowaniu działań firm transportowych. Nowe przepisy zwiększają uprawnienia ITD, co oznacza, że firmy transportowe muszą być lepiej przygotowane na kontrole. Kluczowe aspekty kontroli ITD obejmują:

  • Czas pracy kierowców: ITD będzie sprawdzać, czy kierowcy przestrzegają przepisów dotyczących czasu pracy, odpoczynku i dyżurów.
  • Prawidłowość dokumentacji: Firmy transportowe muszą mieć dokładną dokumentację dotyczącą prowadzenia działalności, w tym umowy z kierowcami, ewidencje i dokumenty przewozowe.

Wykaz dokumentów weryfikowanych podczas kontroli ITD w firmie, które należy przygotować i udostępnić w dniu kontroli: 

  1.  książka kontroli;
  2. zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego/licencja uprawniająca do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego ( w przypadku gdy przedsiębiorcy udzielono takiego lub takich uprawnień)
  3. certyfikat kompetencji zawodowych osoby zarządzającej transportem (w przypadku posiadania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub licencji wspólnotowej);
  4.  zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przez przedsiębiorce prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej
    w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej (jeśli przedsiębiorca nie prowadzi działalności w zakresie zarobkowego transportu drogowego);
  5.  wykaz pojazdów samochodowych będących w dyspozycji kontrolowanego,a także innych pojazdów, którymi podmiot posługiwał się
    w celu wykonywania przewozów drogowych w dniu kontroli i w okresie objętym kontrolą;
  6. umowy zawarte z innymi przedsiębiorcami i/lub osobami fizycznymi dotyczącymi użyczenia pojazdów będących w posiadaniu przedsiębiorcy lub które przedsiębiorca wziął w użyczenie od ww. Podmiotów;
  7.  kopie dowodów rejestracyjnych pojazdów;
  8.  wykaz kierowców (pracowników oraz współpracujących na podstawie innych umów), którzy świadczyli pracę na rzecz przedsiębiorcy
    w dniu kontroli i w okresie objętym kontrolą;
  9. ewidencja czasu pracy zatrudnionych kierowców;
  10.  kopie praw jazdy lub dokumenty zatrudnionych kierowców dotyczące badań lekarskich i psychologicznych oraz odbycia szkoleń okresowych lub kwalifikacji wstępnej dla danego rodzaju przewozu; 
  11.   świadectwa kierowców niebędących obywatelami UE wykonujących przewozy drogowe na rzecz przedsiębiorcy;
  12.  dokumenty z okresu objętego kontrolą związane z przewozami drogowymi;
  13. wykresówki z okresu objętego kontrolą (wykresówki powinny być poukładane chronologicznie z podziałem na kierowców);
  14.  dane cyfrowe z kart kierowców z kontrolowanego okresu oraz wydruki z kart kierowców – jeżeli takowe były w uzasadnionych przypadkach sporządzane;
  15. dane z tachografów cyfrowych z kontrolowanego okresu oraz wydruki z tachografów cyfrowych – jeżeli takowe były sporządzane
    w uzasadnionych przypadkach;
  16.  dokumenty świadczące o nieprowadzeniu przez kierowców pojazdów, kartę ewidencji nieobecności lub listy obecności;
  17.  dokumenty potwierdzające nałożenie kar pieniężnych z zakresu przewozów drogowych przez inne organy kontrolne, w tym także zagraniczne;
  18.  dokumenty potwierdzające prawidłową organizację i dyscyplinę pracy;
  19.  inne wymagane dokumenty związane z profilem działalności gospodarczej (przewozy regularne osób, przewozy ADR, przewozy odpadów, przewozy żywych zwierząt itp.)
  20.  dokumenty potwierdzające fakt wykorzystania pojazdów do przewozów wyłączonych spod przepisów rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (Dz. Urz. UE L 102 z 11.04.2016, str. 1, z późn. zm.) rozporządzenia (UE) Parlamentu europejskiego i Rady nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym i uchylające rozporządzenie Rady (EWG) 3821/85 w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym oraz zmieniające  nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego (Dz. Urz. UE L 60 z 28.02.2014r. Str. 1 z późn. Z,.) , umowy europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR), sporządzonej w Genewie dnia 1 lipca 1970 r. (Dz. U. Z 2014r. Poz. 409);
  21. wykaz baz transportowych, lub miejsc stałego garażowania/postojów pojazdów;
  22.  dokument/dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną, w rozumieniu art. 4 pkt 21 a ustawy o transporcie drogowym. 

Kontrole ZUS w Firmach Transportowych

Zakład Ubezpieczeń Społecznych również zaostrza swoje działania kontrolne w firmach transportowych. Główne obszary, na które ZUS zwraca uwagę, to:

  • Status pracowników: ZUS będzie kontrolować, czy kierowcy pracujący dla firm transportowych są zatrudnieni na umowy o pracę lub działają na podstawie umów cywilnoprawnych. Nielegalne formy zatrudnienia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.
  • Opłacanie składek społecznych: Firmy transportowe muszą regularnie odprowadzać składki społeczne za swoich pracowników.
    W przypadku transportu międzynarodowego zastosowanie mają tzw.’ wirtualne diety’ pomniejszające podstawę oskładkowania. ZUS będzie sprawdzać czy składki społeczne są naliczane w sposób prawidłowy biorąc pod uwagę powyższe okoliczności.


Poniżej przedstawiamy przykładową listę dokumentów, które będą weryfikowane podczas kontroli ZUS.  W przypadku tej instytucji nie ma uniwersalnego zestawu dokumentów, które będą wymagane w trakcie kontroli w firmie. Poniższe zestawienie zostało przekazane w sprawie jednego z naszych Klientów. 
Okres objęty kontrolą: 01.01.2020 r. – 31.12.2022 r.

Do przygotowania w poszczególnych zakresach:

  • książka kontroli;

Dokumenty dotyczące Spółki do wglądu:

  • umowa Spółki;
  • aktualny wypis z KRS;
  • zaświadczenie o nr REGON i NIP;
  • regulamin wynagradzania;
  • regulamin socjalny;
  • plan kont ( jeżeli pełna księgowość );

Zgłoszenia do ubezpieczeń:

  • 15 – akt osobowych dowolnie wybranych

Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP, FGŚP:

  •  listy płac za lata 2020-2022;
  •  umowy zlecenia, umowy o dzieło w latach: 2020 -2022;
  •  listy płac umów zlecania i o dzieło lub rachunki do tych umów, oświadczenia dla celów ubezpieczeń społecznych zleceniobiorców;

Zasiłki i świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego- kartoteki zasiłkowe:

  • do zasiłków wypłaconych: w maju 2020 r., styczniu 2021 r.  lipcu 2021 r.i oraz dodatkowo wybrane będą zasiłki Covid-owe (opieki i chorobowe)

Świadczenia emerytalne i rentowe:

  • wnioski kompletowane przez spółkę  o emeryturę lub rentę w okresie 2020-2022,

Zaświadczenia wystawiane do ZUS:
2020-2022

  • ZUS Z-3 wystawiane po ustaniu zatrudnienia;
  • ZUS Rp-7;
  • Zaświadczenia o dochodach osiąganych przez zatrudnionych emerytów i rencistów.

Tarcza antykryzysowa:

  •   wnioski RDZ, (dane do wniosków)(zestawienie przychodów za 2020 r. );
  •   wnioski RSP,(dane do wniosków).

Oczywiście jeżeli jakieś dokumenty nie występowały to tylko informacja, że ich nie było. Informacja o terminie wypłaty wynagrodzeń (koniec m-ca czy do 10-tego następnego miesiąca ).

W dniu rozpoczęcia kontroli konieczna jest obecność Członka Zarządu lub osoby upoważnionej do reprezentowania Spółki w trakcie kontroli ZUS.


Praktyczne elementy kontroli w firmach transportowych 

Z naszego doświadczenia w trakcie pracy z Klientami w tym zakresie wynika, że podczas kontroli wymienionych instytucji w firmach sprawdzane są m.in. bazy eksploatacyjne. Służby dosłownie mierzą  wyznaczone miejsca postojowe w celu weryfikacji czy faktycznie wskazany obszar pomieści 1/3 floty będącej w dyspozycji przedsiębiorcy. 

W trakcie kontroli ZUS w firmie korowcy coraz częściej powoływani są na świadków np. w celu potwierdzenia rodzajów przewozu, które wykonywali u swojego pracodawcy. Służby weryfikują czy były im wypłacane dodatki z tytułu płacy sektorowej i w jaki sposób była ona rozliczna. Na kontrole tego typu szczególnie narażone są firmy, które wykazują działalność w obszarze transportu międzynarodowego,
a zatrudnieni kierowcy zarabiają minimalne wynagrodzenie. 

Pakiet Mobilności wprowadza znaczące zmiany w kontekście kontroli firm transportowych przez ITD i ZUS. Firmy te muszą być przygotowane na zdecydowanie bardziej rygorystyczne kontrole i konieczność przestrzegania przepisów związanych z czasem pracy kierowców, warunkami technicznymi pojazdów oraz statusami pracowników. Nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do sankcji finansowych i utraty dobrej reputacji. Dlatego tak ważne jest, aby być przedsiębiorcy byli dobrze poinformowani i przestrzegali obowiązujących przepisów
na bieżąco.

Zachęcamy Państwa do zapoznania się z ofertą współpracy w zakresie reprezentacji firm transportowych podczas kontroli, jak również
w zakresie prowadzenia wszystkich rozliczeń, których poprawność warunkuje pozytywne zakończenie każdej kontroli w przedsiębiorstwie. 

Pozdrawiamy, zespół Tachoinfo