Rozliczanie czasu pracy kierowców — wielu przewoźników, świadomie lub nieświadomie, zaniedbuje ten obowiązek. Nie rozliczasz czasu pracy kierowców? Argumenty typu: „może nie będzie kontroli”, „maksymalna kara to tylko 20 tys. zł” mogą wydawać się przekonujące.
Brzmi znajomo? W praktyce ta „oszczędność” może kosztować znacznie więcej niż jedną karę z GITD. Mowa jest nie tylko o utracie dobrej reputacji, ale także o lawinowych karach z PIP, konieczności odtwarzania dokumentacji rozliczeniowych sprzed kilku lat i ogromnych kosztach z tym związanych. A to tylko wierzchołek góry lodowej.
Nie rozliczasz czasu pracy kierowców? Kara od GITD to dopiero początek
Brak rozliczeń czasu pracy kierowców to nie tylko problem podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego. Naruszenie jakichkolwiek kwestii związanych z dokumentacją pracowniczą, w tym np. ewidencją czasu pracy kierowców, może zainteresować także inne organy, np. Państwową Inspekcję Pracy lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 180) określa, jakie maksymalne kary może otrzymać przedsiębiorstwo transportowe od Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego podczas kontroli na drodze i w siedzibie firmy.
Podczas jednej kontroli drogowej:
- Kierowca – wykonujący przewóz drogowy. Za naruszenie obowiązków lub warunków przewozu (np. brak odpowiednich dokumentów, przekroczony czas jazdy) może otrzymać karę do 2000 zł. Przepis ten dotyczy także kierowców zatrudnionych na samozatrudnieniu lub pracujących na zlecenie i wykonujących przewóz na rzecz danej firmy.
- Zarządzający transportem – za naruszenie warunków przewozu może otrzymać karę od 200 do 2000 zł za każde naruszenie. Przy czym łączna kara nie może przekroczyć 3000 zł. Dotyczy to również innych osób wykonujących czynności związane z przewozem (np. spedytor, kierownik transportu).
- Przewoźnik – firma wykonująca przewóz drogowy lub inne z nim związane czynności podlega karze podczas kontroli na drodze od 50 zł do 12 000 zł za każde naruszenie. Maksymalna kara przy jednej kontroli wynosi 12 000 zł.
Jeśli chodzi o kontrolę firmy w przedsiębiorstwie, wysokość kary jest ustalana na podstawie liczby pracowników zatrudnionych (średnia arytmetyczna) i wygląda następująco:
• 15 000 zł – dla podmiotu zatrudniającego do 10 kierowców w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli.
• 20 000 zł – dla firmy zatrudniającej kierowców powyżej 10 do maksymalnie 50 kierowców w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli.
• 25 000 zł – dla przedsiębiorstwa transportowego zatrudniającego od 50 do 250 kierowców w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli.
• 30 000 zł – dla podmiotu zatrudniającego więcej niż 250 kierowców w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli.
• 40 000 zł – dla przedsiębiorstwa wykonującego inne czynności związane z przewozem drogowym (np. spedycja).
W przypadku kilku jednoczesnych kontroli (np. drogowej i w siedzibie firmy) mogą zostać wszczęte odrębne postępowania i nałożone oddzielne kary.
Jeśli jedna osoba naruszyła przepisy jako właściciel firmy i kierowca jednocześnie — dostanie tylko jedną karę, tę, która jest wyższa, czyli za firmę.
Oprócz kary administracyjnej do każdego naruszenia przypisana jest waga naruszenia.
Warto również zaznaczyć, że kary mogą otrzymać także wszystkie inne osoby zaangażowane w transport. Jeśli godziły się na naruszenie przepisów, w tym spedytorzy, nadawcy, odbiorcy, organizatorzy transportu oraz wszystkie inne osoby zaangażowane w realizację zlecenia transportowego.
Gdy wykroczenie jest jednocześnie przestępstwem (np. fałszerstwo), a sprawcą jest osoba fizyczna (kierowca, nie firma), to i tak nakłada się tylko karę administracyjną, bez prowadzenia sprawy w sądzie.
W jakich przypadkach firma transportowa nie otrzyma kary?
• Jeśli zrobiła wszystko, co rozsądnie mogła zrobić, aby zapobiec naruszeniu przepisów i posiada na to odpowiednie dowody.
• Jeśli nie miała wpływu na naruszenie.
Kary z PIP – jeszcze wyższe sankcje
Najczęstsze kontrole przeprowadzane w firmie transportowej przez Państwową Inspekcje Pracy dotyczą norm czasu jazdy i odpoczynków.
Ogólnie PIP nadzoruje i kontroluje przestrzeganie prawa pracy, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i pracy zarobkowej, zgodnie z ustawą.
W przedsiębiorstwie transportowym inspektor w pierwszej kolejności sprawdza stan zatrudnienia kierowców oraz kontroluje wyposażenie pojazdów w urządzenia rejestrujące aktywność kierowców.
Podczas kontroli inspektor ma prawo sprawdzić:
- Dokumentację pracowniczą.
- Prawidłowość wypłacanych wynagrodzeń, zwłaszcza diet i ryczałtów za godziny nocne.
- Legalność zatrudnienia, szczególnie w przypadku cudzoziemców.
- Ważność badań lekarskich i szkoleń BHP.
- Inne dokumenty wchodzące w skład akt osobowych pracowników.
Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć kary za naruszenia dotyczące czasu pracy kierowców:
• od 1 000 zł do 2 000 zł za każde naruszenie.
• do 5 000 zł za powtarzające się naruszenia.
• do 30 000 zł grzywny za utrudnianie lub uniemożliwianie kontroli.
W skrajnych przypadkach sprawa może trafić do sądu. Tam kary mogą wynieść od 1 000 zł do nawet 45 000 zł.
Warto podkreślić, że oprócz nałożenia kary, konieczne będzie również ponowne, dokładne naliczenie oraz wypłacenie należnego wynagrodzenia. Nawet za okres do trzech lat wstecz, przy czym w tym zakresie nie obowiązują żadne limity kwotowe!
Kontrola ZUS – to kolejne ryzyko
ZUS przeprowadza kontrolę, która pozwala na ocenę ryzyka naruszenia przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych oraz innych obowiązków płatnika składek.
Do prawidłowego wyliczenia składek potrzebna jest między innymi lista płac. Jest ona sporządzana na podstawie ewidencji czasu pracy oraz innych niezbędnych dokumentów potrzebnych do rozliczenia kierowcy.
Nieprowadzenie ewidencji albo prowadzenie jej nieprawidłowo wiąże się z dużym ryzykiem, że ZUS sam naliczy i nakaże zapłatę brakujących składek, które przewoźnik powinien opłacić, ale nie uwzględnił ich lub zaniżył podstawę ich wymiaru. W takim przypadku ZUS może nakazać uregulowanie składek za ostatnie 5 lat wraz z odsetkami.
Nieterminowe płacenie składek może skutkować:
- naliczaniem odsetek za zwłokę (od dnia następującego po terminie płatności),
- wszczęciem postępowania egzekucyjnego (np. zajęciem konta bankowego),
- potrąceniami z emerytur, rent lub zasiłków,
- utratą prawa do świadczeń chorobowych, macierzyńskich i opiekuńczych — szczególnie w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą,
- utrudnieniami w uzyskaniu dofinansowań (np. z PFRON),
- blokadą wydania zezwolenia na pracę lub rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (od czerwca 2025 r.).
Maksymalna kara z ZUS dla przewoźnika nie jest określona jedną kwotą — wszystko zależy od rodzaju naruszenia. Zakład Ubezpieczeń Społecznych często nie nakłada od razu podczas kontroli kary administracyjnej. Nalicza zaległości, odsetki i opłaty dodatkowe do uregulowania.
Niewywiązanie się z terminu zapłaty i nieopłacenie wyliczonych składek może skutkować karą od 5 000 zł do nawet 200 000 zł. W zależności od liczby zatrudnionych kierowców oraz czasu trwania nieprawidłowości.
W przypadku poważnych naruszeń (umyślnych lub powtarzających się) ZUS może wymagać dodatkowo uregulowania do 100% zaległości.
Czyli jeśli zaległość wynosi 20 000 zł, kara może wynieść dodatkowo 20 000 zł.
Do 31 maja 2025 r. za zatajenie danych, brak deklaracji lub niezgłoszenie do ubezpieczenia groziła kara grzywny do 5 000 zł. Od 1 czerwca 2025 r. wysokość tej kary wzrosła do maksymalnie 46 000 zł – zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Koszty wdrożenia systemów naprawczych
Brak ewidencji czasu pracy kierowców to nie tylko ryzyko kar, ale także wysokie koszty związane z dostosowaniem się do przepisów.
Wprowadzenie odpowiednich systemów wymaga:
- korekty rozliczeń kierowców,
- szkolenia kadry zarządzającej i kierowców,
- uporządkowania dokumentacji kierowców,
- uregulowania należności wobec ZUS,
- konsultacji prawnych, audytów i korekt składek do ZUS,
- zapłaty kar administracyjnych nałożonych przez kontrolujące organy.
Im dłużej firma zwleka, tym większe są koszty i ryzyko konieczności przeprowadzania kosztownych zmian organizacyjnych
Nie rozliczasz czasu pracy kierowców? Brak bieżącego rozliczania czasu pracy kierowców to nie „sprytna oszczędność”, lecz poważny problem, który z czasem narasta. W konsekwencji może doprowadzić do dotkliwych skutków. Prędzej czy później nieprawidłowości wyjdą na jaw, co z kolei może skutkować wszczęciem kontroli przez różne instytucje. W efekcie przedsiębiorca narażony jest nie tylko na wysokie kary. To także znaczne koszty związane z koniecznością naprawy błędów oraz wdrożeniem działań naprawczych.
Rozliczanie czasu pracy kierowców. Zabezpiecz firmę transportową z Tachoinfo!
W branży transportowej błędy w dokumentacji czy rozliczeniach mogą kosztować naprawdę dużo. Nie tylko w postaci kar, ale również straty czasu, nerwów i reputacji. Dlatego nie warto czekać, aż pojawi się kontrola.
Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko działa zgodnie z przepisami, a Twoja firma jest dobrze przygotowana na każdą ewentualność — skorzystaj z pomocy Tachoinfo.
Dlaczego warto nam zaufać?
Od lat pomagamy firmom transportowym uporządkować i zoptymalizować procesy związane z czasem pracy kierowców, dokumentacją oraz rozliczeniami. Nasze doświadczenie i kompleksowe podejście to realna pomoc, a nie tylko „papierowa” obsługa.
Oferujemy m.in.:
- rozliczanie czasu pracy kierowców – także wstecznie, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- analizę danych z tachografów – z uwzględnieniem ryzyka i nieprawidłowości,
- prowadzenie kadr i płac – specjalizujemy się głównie w firmach transportowych
- wsparcie podczas kontroli – reprezentujemy Twoją firmę przed GITD i PIP,
- wdrażanie skutecznych procedur i rozwiązań – które zmniejszają ryzyko kar i pozwalają prowadzić działalność spokojnie i bezpiecznie.
Co zyskujesz dzięki współpracy?
✔ Spokój – bo wiesz, że wszystko jest zgodne z prawem.
✔ Bezpieczeństwo – bo w razie kontroli jesteś przygotowany.
✔ Oszczędność czasu – bo nie musisz śledzić zmian w przepisach ani martwić się formalnościami.
✔ Profesjonalne wsparcie – bo polegasz na zespole ekspertów, który zna realia branży transportowej od podszewki.
Tachoinfo to partner, który rozumie Twoje potrzeby i pomaga realnie chronić interesy Twojej firmy.
Nie ryzykuj — działaj zanim pojawi się problem. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie!
Interesuje Cię:
ROZLICZANIE CZASU PRACY KIEROWCÓW | KADRY I PŁACE | SZKOLENIA DLA FIRM TRANSPORTOWYCH | PANEL KLIENTA
Masz więcej pytań?
Zadzwoń lub napisz i dowiedz się, co możemy dla Ciebie zrobić!
Skontaktuj się z nami:
📧 biuro@tachoinfo.pl
📞 (58) 58 58 584 / 533 091 190