Co to są e-Doręczenia?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla firm!
e-Doręczenia to usługa, która umożliwia bezpłatną i wygodną korespondencję z urzędami, a ich zastosowanie może być jeszcze bardziej obszerne. Dodatkowym rozwiązaniem jest usługa „Cyfrowe Polecone”. Umożliwia ona odpłatną wymianę korespondencji między firmami, organizacjami pozarządowymi oraz obywatelami, którzy założyli adresy do e-Doręczeń.
Wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma taki skutek prawny, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Stopniowo wszystkie urzędy po kolei zaczną używać do komunikacji tego systemu zarówno z firmami jak i osobami prywatnymi. Będą mogły połączyć z e-Doręczeniami swoje systemy elektronicznego zarządzania dokumentami. Dzięki e-Doręczeniom również inni zaufani dostawcy na rynku będą mogli uruchomić usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Firmy mogą założyć adres oraz darmową skrzynkę do e-Doręczeń za pośrednictwem strony Biznes.gov.pl u publicznego dostawcy usługi, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.
Kiedy usługa wchodzi w życie?
Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wchodzi w życie w różnych terminach dla różnych grup przedsiębiorców:
- 1 stycznia 2025 r. – obowiązek dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego (np. adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, notariuszy, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych).
- 1 kwietnia 2025 r. – obowiązek dla firm wpisanych do KRS przed 1 stycznia 2025 r.
- 1 października 2026 r. – obowiązek dla firm wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r.
Firmy rejestrujące działalność od 1 stycznia 2025 r. zakładają adres e-Doręczeń automatycznie podczas rejestracji. Adres do e-Doręczeń można założyć w dowolnym momencie, jeszcze przed wejściem w życie tego obowiązku.
Już teraz z tej usługi korzysta część firm. Adres w systemie posiadają m.in. nowo powstałe podmioty niepubliczne, firmy rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 roku oraz przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do CEiDG.
Jak złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń?
Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych (BAE). W przypadku firm nie muszą się starać o taki wpis. Wystarczy, że aktywują utworzony dla nich adres, a wpis nastąpi automatycznie.
Przedsiębiorcy mogą złożyć wniosek tylko elektronicznie za pośrednictwem strony Biznes.gov.pl. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzeniu adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl
Przed rozpoczęciem składania wniosku najlepiej będzie przygotować sobie komplet danych przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń takie jak:
- Nazwa (w przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
- Numer REGON (jeśli posiada)
- Numer NIP (jeżeli został nadany lub informacje o jego uchyleniu)
- Adres do korespondencji
W zależności od rodzaju wpisu do poszczególnego rejestru:
Dla przedsiębiorców wpisanych do KRS:
- Numer KRS (jeżeli został nadany)
- Oznaczenie formy prawnej
- Siedzibę i adres firmy
Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG:
- Numer PESEL, a jeśli nie został nadany, Identyfikator Europejski
- Adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych jak aktywować skrzynkę
- Imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń. Jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski. Przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Ważne! Jeśli działasz jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG lub KRS musisz wykazać swoje uprawnienie do reprezentacji.
W takim wypadku przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj:
- pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP
lub
- dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.
- dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa. Sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej.
Ile kosztuje usługa założenia adresu e-Doręczeń ?
Usługa jest bezpłatna. Jednak w przypadku wyznaczenia pełnomocnika opłata skarbowa wynosi 17 zł od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii w formie elektronicznej (opcjonalnie).
Jeśli wniosek składa pełnomocnik bądź prokurent, trzeba zapłacić opłatę skarbową odpowiednio za złożenie pełnomocnictwa albo wypisu z KRS potwierdzającego ustanowienie prokury.
Gdzie zapłacić?
Opłatę skarbową zapłacić można na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy (osoba lub firma, która udzieliła pełnomocnictwa).
Nie czekaj! Załóż adres e-Doręczeń już teraz, aby uniknąć problemów w przyszłości.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie:
Interesuje Cię:
ROZLICZANIE CZASU PRACY KIEROWCÓW | KADRY I PŁACE | SZKOLENIA DLA FIRM TRANSPORTOWYCH | PANEL KLIENTA
Jeśli masz pytania, skontaktuj się z Nami. Chętnie pomożemy!
Zadzwoń lub napisz, a także dowiedz się, co możemy dla Ciebie zrobić!
Skontaktuj się z nami:
📧 biuro@tachoinfo.pl
📞 (58) 58 58 584 / 533 091 190