Obowiązek analizy czasu pracy kierowców wynika z art. 10 Rozporządzenia WE 561/2006
Artykuł ten nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przeprowadzania regularnych kontroli przestrzegania przez kierowców przepisów dotyczących czasu pracy. Regularne sprawdzanie pracy kierowców pozwala zdiagnozować i wyeliminować powtarzające się błędy, których nadmiar często prowadzi do kontroli w firmie i nałożenia wysokich kar pieniężnych. Konsekwencją kontroli może być również wszczęcie postępowania administracyjnego w zakresie spełniania wymogu dobrej reputacji, w wyniku którego może zostać zawieszona licencja firmy.
Obowiązek prowadzenia ewidencji kierowców wynika z art. 25. 1. Ustawy o czasie pracy kierowców.
29 maja 2022 roku weszły w życie nowe przepisy rozszerzające dotychczasowe wymagania dotyczących ewidencji.
Ewidencja czasu pracy obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, z uwzględnieniem:
- zapisów na wykresówkach;
- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
- rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–3.